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外婆家人力資源部部長 董麗萍

外婆家信息技術部主管  張芃

“外婆家”是著名的餐飲連鎖品牌,以杭州為基地,輻射長三角并進軍全國一線城市。經過13年的發展,目前,“外婆家”已經有50余家直營門店遍布北京、沈陽、上海、無錫、蘇州、杭州、合肥、寧波等地。同時,多品牌運作取得了成果,相繼開創了 “指福門”、“速堡”、“第二樂章”、“運動會”等針對不同消費群體的中餐品牌。

企業快速發展、跨區域擴張,要求管理能力快速提升與之相匹配。而餐飲業作為勞動密集型產業,人力資源管理問題自然比較突出,如何建立起覆蓋多個地區、眾多門店、全集團5000多名員工的有效的人力資源管理體系成為我們面臨的一個挑戰。

 

一、e-HR建設的背景

 

借鑒跨國餐飲企業經驗,企業對信息化建設一直很重視。在新店開張的同時,就同步進行信息系統的整體規劃。隨著公司高速發展,人力資源管理信息化也被提上了議事日程。

1、外婆家連鎖經營、跨區域拓展的發展模式產生了集團管控的需求,秉承一貫的標準化管理思路,外婆家采用了相對集權的運營管控模式。比如,所有分店的人員信息、勞動合同等紙質資料都統一上交到集團人力資源部存檔管理。這種管理方式在強化了統一規范的同時,卻也給各門店的資料調用帶來很大不便。

2、同時,由于各門店人力資源管理人員能力參差不齊,造成集團人力資源部制定的各項政策、制度和流程在執行中往往大打折扣,難以得到有效的貫徹實施。

3、《勞動合同法》頒布實施以來,國家對勞動關系的調控逐漸加強,勞動密集型行業首當其沖地受到巨大影響。在此情況下,如果各門店勞動關系管理不規范,就將面臨較大的勞動糾紛風險,這將進一步對公司品牌構成影響。

4、連鎖餐飲業普遍面臨著門店分散、人員眾多的問題,考勤、招聘、薪資發放等基礎性管理一方面耗費大量的時間和精力,另一方面由于點多面廣又很容易出現差錯。

5、餐飲業的一個重要特點就是人力密集,企業的發展離不開人員的增長,外婆家在高峰期每月面對百人以上的員工數量增加,人力資源部要面對大量的入職、離職等事務性工作帶來了巨大的壓力。

6、同時,在企業快速發展、人員較快增長的情況下,如果僅僅依靠紙質手工報表,人力資源部難以及時了解各區域人員的配備情況,各項人力資源決策都可能滯后。

 

二、e-HR建設的目標

 

我們明確了人力資源管理信息化、網絡化的總體方向,和內外部專家溝通之后進一步細化了e-HR系統建設目標:

 

1、建立集中統一的人力資源數據平臺

要整合各地區、各門店人員信息,建成集團統一人力資源基礎數據平臺,實現外婆家人力資源信息的完全統一和共享。

 

2、流程規范的人力資源業務平臺

基于信息化平臺打造規范的人力資源業務平臺,實現從總部到門店的人力資源業務流程的統一規范,強化集團人力資源管控,規避潛藏的勞動糾紛風險。

 

3、高效運作的人力資源管理平臺

利用信息平臺,大幅度提高人力資源管理工作效率。運用先進的IT技術,打破時間、地域的限制,使業務人員從容應對繁瑣的人員信息處理和行政事務,節省時間、減少差錯、提高效率和管理水平。

 

4、直觀準確的決策支持平臺

通過e-HR系統建設,要為公司各級領導構建一個決策支持平臺,為公司高層實時提供各項人力資源統計分析、數據挖掘,為公司人力資源決策提供依據。

 

三、e-HR系統應用情況與價值

 

我們對國內e-HR廠商進行了深入考察,宏景軟件以成熟的產品、高度的需求匹配度和可信賴的實施服務能力脫穎而出。從2011年8月8日到2011年10月20日,在雙方項目組的緊密配合下,外婆家人力資源管理系統如期成功上線。上線前,項目組分別對集團人力資源部、區域負責人、門店e-HR操作人員進行了分批次培訓,并制作了各角色人員應用系統的視頻,保證了系統上線后的運行順暢。

外婆家e-HR系統上線運行以來,人力資源管理狀況發生了巨大改變:

 

1、人力資源管理業務流程化、規范化、可監控

通過e-HR系統辦理各項人力資源業務,減少了人為因素影響,保證了數據準確性,業務流轉更加合理,效率全面提高。系統中按照員工在企業中的生命周期配置了入職、合同簽訂、轉正、晉升、離職等全過程業務流程,覆蓋了人事、合同、勞資等各項基本業務,主要包括:

人員進入——薪資核定——社保繳費核定;

人員試用期——定崗定級——薪資核定;

人員崗位變動——薪資變動;

人員調出——薪資停發——社保繳費停繳等。


圖:人力資源業務流程

e-HR系統使分店、分公司與總部之間明確了各層級的職責分工、全面實現了流程化管理,確保人力資源管理業務的統一規范;各項業務都能夠自動觸發預警,將業務推送給相關人員,變“人找事”為“事找人”,杜絕了某項工作被人為遺漏的被動局面;系統還提供了流程監控功能,各區域主管可通過系統即時掌握各項業務辦理情況。目前外婆家內部的基礎人力資源管理業務完全基于宏景e-HR系統完成,大量的入職、調崗、定薪、離職等日常業務統一規范。

這樣,集團總部對下屬門店人力資源管理的管控就能夠落到實處,克服了人員能力對制度執行的影響,降低了勞動用工的風險。

 

2、考勤快速填報、匯總

對于外婆家這樣一家跨區域的大型餐飲連鎖企業來說,要把人力資源管理工作中最基本的考勤這一環節做好卻很不容易。由于餐飲服務行業的特點,外婆家工作時間都由各門店根據當地需要確定,沒有規律的考勤規則。這就給我們進行考勤匯總帶了極大的困難,并進一步影響到員工工資核算和發放。

2011年9月份起,外婆家各門店啟用e-HR系統進行網上考勤填報,各分店考勤員利用系統上報各自店員的考勤情況。這種方式省去了以往考勤上報的復雜流程,考勤數據及時、準確,讓過去每月都耗費大量時間進行的考勤匯總核算工作僅需要半天時間就全部完成。

 

3、大幅提高工作效率和準確度

集中管控的方式客觀上會增加總部人力資源部門的工作量,而且必將隨著門店和員工數量的快速增加,人力資源部工作量將增加更快。以薪酬為例,以往每月工資處理的工作量很大,再加上工資制度不斷調整變化,更加大了人力資源部的工作負擔。

薪資是涉及到員工切身利益,因此備受關注、十分敏感。薪資管理經過了三個月的在線試運行,證明系統穩定可靠、數據準確無誤,然后才正式過渡到系統。目前,只要根據各分店考勤填報匯總完畢、審批通過,系統就可以自動完成工資計算,且工資數據就可以與社保、公積金、個稅快速聯動,而上述計算中的基數、繳費比例、稅率和計算規則等都可以自由設定;這樣就大大減少了薪酬專員大量繁瑣的薪資處理工作,也避免了人員操作失誤而引起工資的誤發,大大提高了工作的準確性。

 

4、多樣化的統計圖表,支持領導決策,提升管控能力

宏景e-HR系統具有強大的統計報表功能,將外婆家個性化的報表需求納入系統,能夠將決策所需的各類數據快速匯總。

過去,各門店人員信息每月匯總一次,主要方式是一家家地傳真或電話詢問,不僅耗時費力、成本高,而且數據滯后、差錯不斷。而目前外婆家各分店的人員信息的按日匯總,只要各分店按時在線填報日報,人力資源部就能立即獲得各店數據、實現匯總。下圖是外婆家的日報表。

 


圖:日報表

外婆家借助信息技術實現了人力資源管理模式的升級,基于統一的人力資源管理平臺,規范的管理流程得到有效執行,我們從繁忙的事務壓力中得到了釋放,及時準確的數據為科學決策提供了數據支撐。在e-HR系統的幫助下,我們進一步理順了對人才隊伍的管理,為企業跨區域發展奠定了堅實的基礎。




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